Het draaiboek ontstaat door ‘terug’ te redeneren vanaf de bezoekdatum, uitgaande van de termijnen die de verschillende partijen inbrengen.
Dus: Wanneer is het bezoek? Dan moet uiterlijk twee weken eerder het BB de reisgegevens ontvangen en de “reisorganisatie” dus dríe weken eerder. Met een extra week om de wilde verzameling reisgegevens te fatsoeneren tot een keurig lijstje, is de uiterlijke aanmelddatum dus precies één maand voor het daadwerkelijke bezoek.
Eenzelfde ‘terug’ redeneren is er voor het verzamelen van de aanmeldingen en het uitsturen van de aankondigingen voor het werkbezoek. In negen van de tien gevallen, moet de “reisorganisatie” rekening houden met feestdagen en (gespreide) vakanties.
Beneden het draaiboek dat voor de ‘dubbelreis’ in oktober 2003 is gevolgd.
|
Datum |
Actie /opmerking |
PM |
|
1-20 april |
De “opdrachtgever” maakt de specificaties omtrent het werkbezoek kenbaar (wie-wat-waar-wanneer) |
|
|
29 april |
A Bericht uitsturen aan regio-voorzitters om de uitnodiging van BB te verspreiden onder de D66-leden binnen de regio (Eerste aankondiging werkbezoek) |
Zie bericht 001 |
|
Mei-juni |
Diverse mailacties om een van Murphy’s acties te neutraliseren (ongeveer elke 2e-3e week) |
Herhaling van bericht 001 |
|
|
Globale prijsindicatie opvragen bij busbedrijven |
|
|
25 juni |
1e Bericht aan de reizigers zelf |
(Bericht 002) |
|
|
Tijdens de zomervakantie blijft de “reisorganisatie” draaien, per email & telefoon |
|
|
Mei-sept |
B Lijstje maken Diverse acties om de reisgegevens compleet te krijgen (gericht mails en telefoontjes) |
Berichten 003 t/m 006 |
|
|
C Busje regelen Offerte vragen busbedrijf |
|
|
1 sept |
Gewenste datum voor alles ‘klaar & geregeld’ |
|
|
9 sept |
Uiterste aanmelddatum voor
deelname |
|
|
|
C Busje regelen Offerte busbedrijf bevestigen |
|
|
9-24 sept |
B Lijstje opsturen Laatste acties om de gegevens volledig te krijgen |
|
|
24 sept |
Inleveren reisgegeven bij BB (en
Bezoekersdienst) |
|
|
24 sept-3 okt |
Wegwerken laatste onvolkomenheden i.s.m. BB |
|
|
3 okt- 8 okt |
Laatste berichten aan reizigers: |
Bericht 00_7 |
|
9 oktober |
E&F: Werkbezoek Europese Parlement |
|
|
9-30 okt |
G&H Verslag werkbezoek toesturen aan reizigers en BB |
Zie bericht 009 |
|
9 okt-30 okt |
G&H Rekening betalen |
|
|
31 oktober |
Klaar (c.q. kennis delen; oftewel dit draaiboekschema, c.q. een uitgebreide handleiding) |
|