Handleiding voor het organiseren

van werkbezoeken aan het Europees Parlement

te Brussel

 

Een verslag uit de praktijk

 

 

 

 

De “reisorganisatie”

B&R

November 2003

 

 

 

Geachte lezer, lezeres,

 

Een spelletje Kolonisten, Zeerovers, Risc, Stratego of Monopoly is niet zo spannend als het organiseren van een werkbezoek aan het Europese Parlement te Brussel. Maar het had natuurlijk ook iets anders kunnen zijn: Eerste Kamer, Tweede kamer, Provincie etc,

 

Bij deze een “handleiding” naar aanleiding van een aantal praktijkervaringen. In de bibliotheek en schoolleerboeken zijn de theoretische en formele handleidingen en checklists te vinden. Het is echter de praktijk en het onverwachte, dat het organiseren van dergelijke activiteiten tot een feestje maakt. Veel leesplezier gewenst; met dat aan onze gastheer Bob van den Bos, Mireille voor de Brusselse organisatie, Riet voor communicatie en natuurlijk de gastsprekers tijdens de bezoeken.

Gr. B.

 

Theoretisch is het organiseren van een werkbezoek allemaal heel simpel, in zeven stappen:

A...................................................................................................... een berichtje uitsturen. 3

B....... alle aanmeldingen in een lijstje zetten & opsturen naar BB (Bureau Brussel) 5

C...................................................................................................................... busje regelen. 7

D...................................................................................... BB regelt een leuk programma. 8

E.......................................... iedereen stapt op de afgesproken plaats en tijd in de bus 9

F........................................................................................ rijden maar, kat-in-het-bakkie 10

G............................................................................ terug rijden, rekening betalen, klaar. 12

H.......................................................................................................... o ja, even evalueren. 13

 

Zo eenvoudig zou het zijn als een bijna almachtige tegenstander niet op de meest ondenkbare manieren en momenten de boel mis laat gaan. Gelukkig maar, zo'n reisorganisatie zou gewoon saai zijn zonder Murphy als tegenstander. Bijgaand in het kort een draaiboek annex verslag van de wonderbaarlijke wedstrijd tegen en de avonturen met Murphy.

 

Per stap worden in het nu volgende, de aandachtspunten genoemd, berichtsuggesties gegeven en .... in tekstboxen zijn bij elke stap enkele anekdotes te vinden van verrassend en typisch Murphy-tegenspel. Op pagina 15 is een draaiboek te vinden alsook een stukje van de verplichte correspondentie met ‘Brussel’ enz:

DRAAIBOEK. 14

PAPIEREN BB. 15

VOORBEELDEN VAN GEBRUIKTE BERICHTEN.. 31

KENGETALLEN.. 35

 

Het organiseren van zo'n werkbezoek was/is een genoegen. Het is een beetje kicken om Brussel wat dichter bij de mensen te brengen en omgekeerd. Bovendien heeft "reisorganisatie" genoten van het tegenspel van Murphy.

 

De reisorganisatie heeft gewonnen maar het is Murphy gelukt om een paar puntjes te scoren: volgende keer beter Murph!

 

Gr. R & B

(de "reisorganisatie")

 

A         een berichtje uitsturen

 

Natuurlijk, geen probleem per email maar….hoe zit het met de grote Ws;

-         wanneer is het bezoek;

-         wat is de reisschema;

-         wie moet er een bericht krijgen;

-         welke reisinformatie moet er zijn voor de ‘gasten’  en de ‘gastheer’; en wanneer;

-         wat is het programma;

-         welke (andere) logische vragen zullen de potentiële reizigers stellen;

-         wat kost een bus;

-         welke logische vragen worden over geslagen (hint; veiligheid en preventie)

 

Uit de globale antwoorden, valt een eerste plan te trekken en zijn de eerste punten voor het bericht af te leiden;

·        twee weken voor de bezoekdatum wil de Bezoekersdienst de reizigersinformatie ontvangen;

·        als die reis-info drie weken voor de bezoekdatum voor 90% áf is, scheelt dat een flinke partij stress;

·        uit de starttijd van bezoekprogramma, volgt de vertrektijd uit Nederland want de effectieve reistijd van een bus is volgens de chauffeur ongeveer 70 km per uur, reken daarbij nog ¾ uur om van Ring Brussel tot het EP en nog een uurtje file;

·        uit eerdere bezoeken is een globaal programma te melden waarbij nog niet alle sprekers bekend zijn

 

Kortom: zie <bericht 001> (de aankondiging)

 

·        Alle emailadressen van de 15 regiovoorzitters staan op de D66-internet site, dus: klaar.

 

Gelukkig zorgde Murphy voor wat leven in de brouwerij want anders zou het een beetje saai zijn geweest.

 

Murphy regelde dat...

 

·        de regio-voorzitters het zeer beslist zó druk hadden dat slechts 30% in de gelegenheid was er iets mee te doen;

·        maar niet altijd het gevraagde ‘door sturen naar de leden binnen de regio’. Zo werd bijv.;

-         het bericht op de regio-website gezet.

Goed bedoeld maar ook direct toegankelijk voor niet-leden; de reisorganisator moet ineens ook lidmaatschapsnummers gaan controleren...

-         het hele bericht in een mail aan de leden gereduceerd tot één regel: "Er wordt een werkbezoek aan het EP in Brussel georganiseerd, meer informatie bij <email-adres>".

Heel vriendelijk, ehhh maar daarmee werd het <email-adres> verplicht om één-op-één met alle individuele belangstellende leden in de regio (10, 20 of 400?) over de reis te gaan communiceren.

·        Bovendien: wie weet welke regio’s gecombineerd moeten worden om tot de gewenste groepsgrootte van ± 30-45 deelnemers te komen?

·        Los van dit alles: een flink percentage van de gewone leden en bestuursleden van regio’s en afdelingen heeft géén email (medio 2003: ongeveer 20%).

 

Recepten om deze Murphy-acties te neutraliseren?

1.       Drie belrondes, drie weken en diverse toezeggingen later, was het percentage opgelopen tot 45%. Een greep uit de reacties: "Oh, u moet daarvoor niet bij mij zijn maar bij de secretaris. Die heeft het emailbestand. Dat heb ik u ook per mail laten weten."

Geen dergelijke mail ontvangen maar dat ís mogelijk; op de vraag of dat mailbericht dan natuurlijk ook meteen in cc. was doorgestuurd naar die secretaris, leidde tot de reactie "Oh, ja-uhh-nee. Dat had natuurlijk gekund ja. Nee, dat is niet gebeurd."

In andere gevallen was er geen mailbestand voor de regio of afdeling, of heeft/had de afdeling in het geheel geen bestuursleden gemeld op de D66-website.

2.       Zelf ook een –verborgen– website met de reisinformatie organiseren, met doorverwijzing naar (te) publieke site van de bovengenoemde regio;

3.       Het bericht ter herinnering voor “enkele regio’s”, met website vermelding, nogmaals gemaild aan alle bestuursleden met een emailadres (± 40% heeft géén email), is het percentage van 45% opgekrikt naar 60%.

4.       Een mailbericht aan alle afdelingsbestuursleden na de vijfde week verhoogde het percentage van bereikte actieve bestuursleden naar ± 90% want circa 10% van de 285 afdelingen is of was niet per email bereikbaar (heeft geen email of het vermeldde adres was fout).

5.       Oh, en die regio-combinatie… tja, eerlijk is eerlijk, er was sprake van “voorkennis” over ledenaantallen per regio.

6.       Géén email is geen probleem als het om 1-2 gevallen gaat, dan is er uit te wijken naar snailmail. Maar anders is er slechts te melden dat iedereen dat probleem zelf kan oplossen, met minimale tijd, energie en kosten: iedereen kan over een gratis email beschikken, zelfs zonder pc thuis, via de pc van de lokale bibliotheek.

 

Resumé

Via de diverse mailacties heeft het verzoek tot doorzenden maximaal 500 mensen rechtstreeks bereikt. Dit verzoek heeft dus een zeer beperkte effectiviteit als slechts 3/10 er iets mee doet; 150 mensen bereiken wellicht 1500 tot 4500 mensen.

De mensen van regio’s en afdelingen werken in de kleine uurtjes voor de partij en naar beste vermogen. Het netto resultaat is dat er bijna twee maanden nodig zijn voor deze eerste stap. Murphy heeft overigens bereikt dat één werkbezoek in zijn geheel is vervallen door het te geringe aantal aanmeldingen.

En Murphy was succesvol waar het om leden zonder email gaat. De tegenmaatregel vanuit de ‘”reisorganisatie” is erg kostbaar in tijd, energie en geld (snailmail met antwoordstrookjes, antwoordnummer enz.). Dat is niet meer te trekken ‘in de kleine uurtjes’.

 

En de overgeslagen dingen? Veiligheid en preventie? Dat betekent dat de reizigers duidelijk moeten weten welke risico’s zij gecalculeerd willen nemen met de reis omdat de “reisorganisatie” die persoonlijke verantwoordelijkheid niet kan overnemen.

 

De veiligheid betekent dat  -als het kan– er aan een EHBO’er in de bus gedacht kan worden en dit aan de reizigers te melden.

De chauffeur soms een diploma maar die kan niet altijd zomaar ‘even opstaan’. Afhankelijk van leeftijd en risicogroepen onder de reizigers is het wijs om te zien naar een reiziger (of reisleider) die vanuit het werk bij de BedrijfsHulpVerlening is opgeleid tot EHBO’er en BHV’er.

Preventie betekent dat een eendaagse buitenlandse reis is, net zo goed een buitenlandse als een meerdaagse buitenlandse reis voor werk of vakantie.

Dus moet gemeld worden aan de reizigers dat zij desgewenst dezelfde voorzorgsmaatregelen moeten nemen wb. reisverzekeringen, travellerchecks enz. als voor zelf ondernomen buitenlandse reizen.

 

 

B         alle aanmeldingen in een lijstje zetten & opsturen naar BB (Bureau Brussel)

 

Voor de reislijst van Brussel is het nodig dat van alle bezoekers bepaalde gegevens bekend zijn:

-         naam (zoals in het paspoort);

-         adres met woonplaats;

-         geboortedatum

-         dieetvoorkeur (vegetarisch of vegetarisch en geen vis);

en voor de onderlinge communicatie:

-         telefoonnummer;

-         emailadres.

 

Dat is dus duidelijk vermeld in de eerder genoemde aankondiging. Aanmelding per email heeft bovendien als voordeel dat de lijst met copiëren en plakken gemaakt kan worden, dat scheelt weer lees- en typfouten.

En om Murphy voor te zijn (emails die een virus onderweg tegen komen, worden vernietigd en komen niet aan) meteen verzocht om een cc te richten aan de collega-organisator.

 

Eitje, ware niet dat….

 

Murphy gelukkig voor wat afwisseling zorgde doordat...

·        Slechts 40% van de aanmelding ‘compleet’ was. Bij de overigen ontbrak het een en ander; het meest bij de enthousiasteling die per email volstond met ”Bij deze meld ik mij aan voor de reis. Groet ..<xxxx>”;

·        Sommige aanmeldingen in het geheel níet aankwamen in de mailboxen van de organisatoren;

·        Eén iemand twee verschillende geboortedata opgaf;

·        Eén of meerdere mensen opgegeven werden door een computervirus (Bug Bear-B virus, dat het in juni 2003 aardig deed).

 

Anti-Murphy-recepten?

1.       Zorgen voor een goede virusscanner op de pc; beide organisatoren met thuis-pc’s zijn enige tijd gedwongen non-actief geweest (ondanks in house expertise; de kosten van een virusscanner zijn gelijk aan de kosten van één hersteloperatie). En als het toch gebeurd; vaak is de eigen emailbox nog steeds te benaderen vanuit een internet-café of de internet-pc van de lokale bibliotheek;

2.       Zelf de helft van de aanmeldingen doorsturen naar de collega-organisator en back up omdat bij de aanmeldingen geen cc cc-functie was gebruikt;

3.       Een (tot uiteindelijk zes of zeven) snelle emailtjes sturen om die ontbrekende gegevens op te vragen;

Dat verhoogt het compleet-percentage tot ± 55%;.

4.       Zelf via het telefoonboek (en het adres), het telefoonnummer dan maar opzoeken;

Verhoging tot 75%;

5.       Via belrondjes ontbrekende gegevens persoonlijk alsnog opvragen;

Verhoging tot 97%

6.       Per telefoon via de afdelingscollega de adresgegevens en het telefoonnummer opgevraagd. Gelijktijdig werd gemeld dat de betrokkene de (06)telefoon niet aanneemt of beantwoordt.

Maar het percentage steeg tot 98%; de geboortedatum was niet bekend.

Resumé

Met deze tweede stap beginnen de risico’s. Om het overzicht te behouden is het printen van de berichten meteen bij ontvangst aan te raden, én ze in een bepaalde ordening te bewaren zodat ze gemakkelijk na te zien zijn. Ook de ontvangst bevestigen is nuttig want op internet verdwijnen berichten soms.

 

 

 

C         busje regelen

 

Een busje regelen is zo’n kunst niet. Dat betekent: inlichtingen inwinnen en offertes opvragen. De kunst is: niet te duur en niet te goedkoop, niet te vroeg en niet te laat, én niet te groot en niet te klein.

 

Om met het laatste te beginnen: iedereen is bang voor een te kleine bus en kiest dus veiligheidshalve voor een te grote.

Dat verschaft in iedere geval een zekere luxe maar… 10% van alle aanmeldingen zullen afmeldingen worden, nog vóór de uiterste inschrijfdatum. En nogmaals 10% is bij nader inzien of door omstandigheden niet in staat om tijdig op het vertrekpunt aanwezig te zijn.

 

Wat is een juist moment om een busbedrijf te benaderen? Eén maand voor vertrek? Twee maanden? Drie?

Alle drie goed. Drie of vier maanden voor vertrek kan een globale prijs gevraagd worden (geen offerte) en kan geïnformeerd worden naar de ‘drukte’ zo rond de beoogde reisdatum. Dat geeft informatie voor de juiste timing van offertevraag enz. Twee maanden voor vertrek begint het aantal reizigers enigszins duidelijk te worden; één maand voor vertrek is met een marge van 10% bekend hoe vol de bus zal zitten; tijd voor de offerte dus. (Die is formeel 14 dagen geldig maar voor het vervoersbedrijf telt vooral de omzet en niet het tientje meer of minder.)

 

Niet te duur en niet te goedkoop. Dat is lastig want wat is een redelijke prijs. Ter illustratie: de prijs- en reisgegevens (v=vertrek, a=aankomst) van een dRal werkbezoeken per bus (50 persoonsbus, incl 6% BTW en ‘Belgische tax’):

·        vertrek vanuit Groningen met stops in Zwolle en Amersfoort: 1200 € (okt.2003). Reistijden: (v) 05.30 Groningen, (v) 06.45 Zwolle, (v)08.10 Amersfoort, (a)Brussel-parking 11.00u

·        vertrek vanuit Breda: 750 € (okt 2003) (v) 08.10 Breda, (a)10.00u Brussel-parking

·        vertrek vanuit Utrecht: 540 € (dec.2002). Reistijd: (v)08.20u, (a)10.15u Brussel-parking.

Het is 10 minuten lopen naar de bezoekersingang, voor de veiligheidscheck (zoals op het vliegveld) en de sanitaire stop is al gauw een half uur te rekenen; het programma kan dus 30-45 minuten na aankomst op de parkeerplaats effectief beginnen.

 

Bij dit alles was Murphy creatief en regelde dat...

·        Het vervoersbedrijf telkens een andere smoes gebruikte om geen duidelijke informatie en geen offerte te leveren; “het is al verzonden, er komt vanavond per mail een bevestiging, ik weet van niets, ik bel u aan het eind van de middag terug..” enz.

 

“Murphy-acties” tegen… Murphy!

1.       Benader tegelijkertijd 2 of 3 vervoersbedrijven.

2.       Even langs gaan biedt de mogelijkheid om een indruk te krijgen van ordelijkheid, bedrijfsvoering, communicatie en beheer van het wagenpark;

1.       Nogmaals even contact of langs gaan, een paar dagen voor vertrek. Dat biedt tevens de gelegenheid om de laatste puntjes op de ‘i’ te zetten en iets af te spreken over het moment van de betaling. (Het duurt nml. ongeveer een week voordat de subsidie uit Brussel ontvangen is.)

 

Resumé

De normale gang van zaken is dat aan de balie een ervaren vervoersbedrijf globaal kan zeggen wat een bus kost van 28, 45 of 50 personen voor een reis naar Brussel en hoelang de reis duurt, afhankelijk van de route en het aantal stops. Als er meer zekerheid is over die details, kan er een offerte geleverd worden; na akkoord volgt een opdrachtbevestiging.

(Elke extra tussenstop bij een station in het centrum van een stad, kost al gauw een uur; om er te komen, mensen te laten instappen en weer uit de stad weg te komen.)

 

 

D         BB regelt een leuk programma

 

Een programma regelen is voor het BB (Bureau Brussel) natuurlijk ook niet zo’n klus… (Ahum). Effectief gaat het om een programma van vier-vijf uur; van 10 tot 17u, want 2 uur valt weg voor lunch en nog eens telkens 20-25 minuten als er van zaal gewisseld moet worden.

 

Dat betekent dus maximaal vier-vijf sprekers of gebeurtenissen.

Inhoudelijk betekent dit:

·        iemand van de Bezoekersdienst;

·        een bezoek aan een ‘live’ bijeenkomst;

·        gastheer/gastvrouw;

·        speciale gast 1;

·        speciale gast 2.

Jaja, en Murphy heeft zeker een dagje vrij?

 

Ja, Murphy heeft vrij. Dat wil zeggen; vrij spel want op het laatste moment.

·        gaat één onderdeel niet door (‘de spreker is ziek, zit vast in het verkeer of in de vergadering);

·        moet het hele tijdschema omgegooid worden omdat er toch een of meerdere agendaconflicten zijn opgedoken of blijken zaaltjes dubbel geboekt;

·        blijkt dat de bus vast zit in het verkeer en is alle moeite voor het eerste programma-onderdeel vergeefs geweest;

·        worden de reizigersgegevens niet tijdig geleverd, zijn de reizigersgegevens onjuist of onvolledig en het aantal is ook niet goed.

 

En wat te doen tegen (S)Murphy?

1.       Een of twee reservesprekers op ‘stand by’ (dat doen ze ook bij de hoofdpersonen van de opera en het theater);

2.       De agendareserveringen bewaken van de personen die onderdeel uit maken van het programma, en idem zaalreserveringen;

3.       Het programma met een ‘licht’ en niet-kritisch eerste onderdeel beginnen;

4.       Voor de juistheid van de reizigersgegevens  en aantallen geldt maar één remedie en dat is de reisorganisator flink achter de broek zitten want de regels van de Bezoekersdienst zijn in principe hard want het betreft ook ieders veiligheid.

5.       Een (mobiel) telefoontje biedt de mogelijkheid om de buslocatie en reisvordering op de bezoekdag te monitoren; dan kan het programma ook soms nog een tikje bijgestuurd worden.

 

Resumé

Tijdig beginnen met het ‘strikken’ van personen, zaaltjes en tijden is de eerste vereiste. Niet alle acties van Murphy zijn te pareren maar anticiperen is altijd verstandig, zo blijkt keer op keer. Het is dus goed om iets achter de hand te hebben of van te voren alternatieven te bedenken.

 

E         iedereen stapt op de afgesproken plaats en tijd in de bus

 

Via een voortgangsbericht meld je aan alle reizigers de precieze plaats en tijd waar de bus klaar zal staan. Bij elk station is er wel een punt waar in de regel touring car bussen passagiers laten uit- en instappen.

Met een beetje mazzel weet het lokale VVV waar dat punt is en kan een gescand plattegrondje sturen…..

 

Mooi niet dus. Want Murphy weet ook dit spannend te maken.

 

Murphy regelde bijv. dat...

·        Er een bommelding was waardoor de bus zelf niet eens bij het opstappunt kon komen en de reisleider ook niet;

·        Bij de VVV’s er iemand aan de telefoon zat die:

-         niet (precies) weet waar zo’n bushalte voor touring car bussen zich bevindt;

-         geen exact adres/straatnaam of beschrijving kan geven van het opstappunt;

-         geen gescand plattegrondje van het opstappunt of van het stadscentrum rond het station kan leveren (het plattegrondje van de telefoongids via internet biedt ook geen oplossing).

·        Er toch nog een paar mensen te laat aan komen zetten of bellen dat helaas de trein vertraging heeft of per mobiele telefoon melden dat men vlak in de buurt is maar het niet kan vinden enz.

 

Neutraliseren?

Die bommelding van Murphy was natuurlijk geweldig; zeer origineel en met een groot compliment voor de timing (’s ochtends vroeg nog voordat de spits losbarst op de meest drukke autodag van de week) en de locatie (waardoor alle toegangen tot de stad via de autoweg werden afgesloten).

Daar is natuurlijk weinig te doen. Maar lokale stratenkennis en een ‘tweede’ –onafhankelijke–  reisleider (wel ter plaatse) was afdoende. En verder: een persoonlijk kijkje bij het beoogde opstappunt, voorkomt onjuiste aanwijzingen en een enigszins strikt tijdschema is onvriendelijk voor de enkele laatkomer maar erg voorkomend tegenover de overige reizigers die in meerderheid wel geregeld hebben op tijd bij het opstappunt te zijn.

Een D66-poster om de bus op afstand herkenbaar te maken is ook handig.

 

Resumé

Wie op tijd wil aankomen, moet natuurlijk op tijd vertrekken. Natuurlijk zullen er tegenslagen (files e.d.) zijn en rijdt een bus effectief maar 70 km/uur; ruim plannen is dus een eerste voorwaarde. Stiptheid is een belangrijke tweede om op tijd aan te komen.

Waar de grens ligt, is afhankelijk van het moment maar als ‘vijf minuten’ vertraging op dat moment al voor grote problemen zou zorgen, dan is de planning te krap geweest. Maar bij tien, vijftien en vijfentwintig minuten ligt de zaak natuurlijk anders. (Er zijn ook nog calamiteiten zoals files die in de “planning” moeten kunnen passen.)

Maar eerlijk is eerlijk, uit het eerder gegeven overzicht van vertrek- en aankomsttijden blijkt dat een erg ruime ritplanning noodzakelijk is. (Zie bij stap C.)

 

F          rijden maar, kat-in-het-bakkie

 

De namen gecheckt bij het instappen, even de ‘koppen geteld’, de afmeldingen geverifieerd en bij een kloppend aantal: rijden maar.

 

Dat is een moment van opluchting: het is gelukt. Behoudens een file, een botsing, een wegblokkade, een lekke band of een hartaanval van een van de reizigers (de chauffeur is soms ook EHBO’er) kan alleen nog maar het programma in de soep lopen en de terugreis een lijdensweg worden als er hele ernstige verkeersproblemen zijn.

 

De tijd in de bus kan meteen benut worden voor een kort welkomstwoord en voor de huishoudelijke mededelingen:

-         afrekenen van eventuele extra kosten;

-         koffie en afval in de bus;

-         de gang van zaken straks in Brussel;

-         de herkenbaarheid van ‘the leader‘ voor het gebruikelijke ‘follow the leader’ spel tijdens de wandeling/zaalwisseling;

-         de overhandiging van het presentje aan de sprekers, enz.

 

Geen kansen voor Murphy?

 

Géén kansen is een beetje veel gezegd. Murphy moet hier echt een serieuze inspanning leveren. 

Sommige Murphy-acties zijn triviaal, andere wat meer ontwikkeld;

·        de chauffeur weet de weg niet want het is ook zijn of haar eerste keer;

·        het telefoontje, direct na vertrek: “Ik sta bij de VVV en ik zie geen bus, waar zijn jullie?” is vooral vervelend voor de beller. Er is maar één alternatief, namelijk dat deze persoon zelf met de trein naar het EP reist en dan daar aansluiting zoekt bij de groep;

·        er is toch iemand zonder paspoort aanwezig;

·        een spontane, niet-aangemelde (mee-)reiziger -mystery guest- is een ander probleem, een tikje ernstiger dan de reiziger van wie de reisgegevens ontbreken.

 

Maatregelen tegen Murphy’s vlijt, ijver en volharding?

De chauffeur heeft altijd zijn of haar huiswerk gedaan en heeft voor vertrek de route bekeken en heeft ook vaak een plattegrond uitgeprint of zelfs stratenboek van Brussel in de bus.  Maar het is natuurlijke een kleine geste om van te voren de reisbeschrijving van BB te doen toekomen aan het busbedrijf.

 

In deze fase is er voor de meeste andere zaken maar één recept: communiceren (Zie bericht 007) . Of het nu gaat om de te laatkomer, de file, de botsing, de wegblokkade, de lekke band of de hartaanval: het is zaak om het BB goed en tijdig te informeren.

Als het BB tijdig geïnformeerd wordt, dan is er vaak nog gelegenheid om het probleem te managen, het programma aan te passen of anderszins in goede banen te geleiden. Als het al te laat is, dan is er voor het BB geen speelruimte meer om de situatie elegant op te lossen.

Idem de mystery guest? Het komt eigenlijk niet voor maar als, dan kan daar wellicht een heel legitieme reden of oorzaak voor zijn. Aan de spontane (mee-) reiziger moet in ieder geval duidelijk gemeld worden dat wellicht om veiligheidsredenen hem of haar de deelname geweigerd wordt.

Heel handig bleek een overdraagbaar herkenningsteken van ‘the leader’ voor de groep; dat had als voordeel dat de groepsleider even snel de groep kon verlaten om iets te regelen terwijl de groep wél keurig bij elkaar bleef.

Paspoort vergeten? In ieder geval een voorbehoud maken dat de toegang geweigerd zou kunnen worden, en verder ….(i.o.m. BB).

 

Resumé

Als iedereen in de bus zit en de bus rijdt, is het vooral een kwestie van vertrouwen. Vertrouwen dat het verkeer een beetje meezit of dat de chauffeur een beetje de weg kent. En verder helpt het de chaufffeur als de “reisorganisatie” even voorin komt zitten en mee kijkt op de kaart en op de aanrij-instructies.


 

G         terug rijden, rekening betalen, klaar.

 

De terugreis lijkt gemakkelijk maar is eigenlijk even kritisch als de heenreis. Zijn alle ‘koppen’ aanwezig, om te beginnen. Een goede route is ook handig net als helderheid over eventuele stops.

Want ook dan geldt weer: elke tussenstop in een stad of bij een treinstation kost een uur. En als de busrit langer duurt dan was afgesproken, dan volgt uiteraard een hogere rekening. Verder biedt de terugrit de gelegenheid tot mededelingen, napraten en evaluatie.

Kortom: de reisorganisatie is nog niet ‘klaar’ als iedereen weg is en de chauffeur een tip in de hand gedrukt krijgt.

 

In Brussel is e.e.a. in overleg met het BB geregeld over de financiën. Dat komt er veelal op neer dat de subsidie voor de busreis overgeboekt wordt op de rekening van een van de reisorganisatoren en dat deze vervolgens de busfirma betaald.

 

En voor wie geen herinnering bij de souvenirwinkel heeft gekocht en geen fototoestel had meegenomen, is het een aardige geste om via een kort verslag van de dag met een paar foto’s na te sturen; bij wijze van ‘afsluiting’ en toegift van de “reisorganisatie”. (Zie bericht 009)

 

Murphy had kunnen regelen dat...

·        de rekening niet klopte;

·        de betaling uit Brussel te lang op zich liet wachten.

 

Recepten om deze Murphy-acties te neutraliseren?

De rekening klopte. Maar bijv. had de ‘koffie’ in bus in rekening kunnen worden gebracht in een onwaarschijnlijke verhouding tot het aantal reizigers. Via de huishoudelijke mededelingen had dat voorkomen kunnen worden.

 

De subsidiebetaling uit Brussel was op tijd maar had te laat kunnen zijn. Voor de eigen goede naam bij de busfirma  -je zult wellicht nogmaals van hun diensten gebruik willen maken-  is het verstandig om vanuit een eigen ‘buffer’ te betalen. Gebrek aan planning aan de kant van de ene partij immers is geen reden om een probleem (renteverlies) te creëren voor een andere partij.

 

Resumé

De fase vereist net zoveel zorgvuldigheid en aandacht als de aanloopperiode;

-          de betaling van de busfirma moet prompt gebeuren want de winstmarges in die sector zijn minimaal;

-          eventuele betalingen aan reizigers die op eigen gelegenheid hebben gereisd moeten prompt worden na gekomen;

óók wanneer de subsidie uit Brussel nog niet binnen zou zijn want dat is niet het probleem van de busfirma of de eigen-reizigers.

 

H         o ja, even evalueren

 

Ja, elke zichzelf respecterende organisator van een cursus, workshop, presentatie etc. deelt een ‘evaluatie-formulier’ uit om er van te leren. Het is wellicht wat overdreven om dat op eenzelfde formele manier te doen voor een vrijwilligersactiviteit zoals het organiseren van een werkbezoek aan het Europese Parlement maar toch…

 

Het zal leerzaam en nuttig zijn voor zowel de “reisorganisatie” als voor het BB om feedback te krijgen op de organisatie en vormgeving van het werkbezoek. Wellicht zitten er tips bij die zonder probleem bij een volgende gelegenheid mee genomen kunnen worden.

 

In de bus is in 2003 op de beide terugreizen een blocknote rond gegaan met de vraag om tips en suggesties. De rijke oogst is in copie naar het BB gegaan. Ten behoeve van deze handleiding, een greep uit de reacties.

 

Te voren graag:

·        de bekendmaking/uitnodiging voor dit bezoek rondsturen via het adressenbestand van het landelijk secretariaat in plaats van een via de regio's en publiceren in de Democraat zodat er meer bekendheid aan wordt gegeven en dergelijke werkbezoeken ook vermelden op de D66-website

·        onderwerpen inventariseren vanuit de regio

·        deelnemerslijst met naam en adres rondzenden

 

Voor de reis graag:

·        meerdere opstappunten voor de reis naar Brussel

·        vertrek in Groningen iets later dan de opening van de NS fietsen stalling (5.30u)

·        veel koffie (in de bus, bij ontvangst)

·        reis per HSL afleggen in plaats daarvan per bus

·        de mogelijkheid om per trein naar Brussel te reizen open stellen

 

Tijdens de presentaties graag:

·        water  in de zaal tijdens de sprekers

·        kleine pauzes tussen dus sprekers voor koffie, thee en fris

·        de samenwerking tussen lokaal en Brussel agenderen

·        kleine rondleiding en een minder sprekers; meer afwisseling

·        mobiele telefoons uit door een zetten

·        meer structuur en samenhang tussen de diverse presentaties

·        een kwartiertje over het gebouw en de architectuur van het Europese Parlement

·        iets meer inhoudelijke discussie met een ELDR of D66’er ((in kleine groepjes) op een specifieke terrein )

·        als bezoeker betrokken worden bij de discussie voor een D66 belangrijk onderwerp

·        een kort bezoek aan de fractiekamer en aan de ‘bovenste verdieping’ (uitzicht)

 

DRAAIBOEK

 

Het draaiboek ontstaat door ‘terug’ te redeneren vanaf de bezoekdatum, uitgaande van de termijnen die de verschillende partijen inbrengen.

Dus: Wanneer is het bezoek? Dan moet uiterlijk twee weken eerder het BB de reisgegevens ontvangen en de “reisorganisatie” dus dríe weken eerder. Met een extra week om de wilde verzameling reisgegevens te fatsoeneren tot een keurig lijstje, is de uiterlijke aanmelddatum dus precies één maand voor het daadwerkelijke bezoek.

 

Eenzelfde ‘terug’ redeneren is er voor het verzamelen van de aanmeldingen en het uitsturen van de aankondigingen voor het werkbezoek. In negen van de tien gevallen, moet de “reisorganisatie” rekening houden met feestdagen en (gespreide) vakanties.

 

Beneden het draaiboek dat voor de ‘dubbelreis’ in 2003 is gevolgd.

Datum

Actie /opmerking

PM

1-20 april

De “opdrachtgever” maakt de  specificaties omtrent het werkbezoek kenbaar (wie-wat-waar-wanneer)

 

29 april

A Bericht uitsturen aan regio-voorzitters om de uitnodiging van BB te verspreiden onder de D66-leden binnen de regio (Eerste aankondiging werkbezoek)

Zie bericht 001

Mei-juni

Diverse mailacties om een van Murphy’s acties te neutraliseren (ongeveer elke 2e-3e week)

Herhaling van bericht 001

 

Globale prijsindicatie opvragen bij busbedrijven

 

25 juni

1e Bericht aan de reizigers zelf

(Bericht 002)

 

Tijdens de zomervakantie blijft de “reisorganisatie” draaien, per email & telefoon

 

Mei-sept

B Lijstje maken Diverse acties om de reisgegevens compleet te krijgen (gericht mails en telefoontjes)

Berichten 003 t/m 006

 

C Busje regelen Offerte vragen busbedrijf

 

1 sept

Gewenste datum voor alles ‘klaar & geregeld’ 

 

9 sept

Uiterste aanmelddatum voor deelname

 

 

C Busje regelen Offerte busbedrijf bevestigen

 

9-24 sept

B Lijstje opsturen Laatste acties om de gegevens volledig te krijgen

 

24 sept

Inleveren reisgegeven bij BB (en Bezoekersdienst)

 

24 sept-3 okt

Wegwerken laatste onvolkomenheden i.s.m. BB

 

3 okt- 8 okt

Laatste berichten aan reizigers:

Bericht 00_7

9 oktober

E&F: Werkbezoek Europese Parlement

 

9-30 okt

G&H Verslag werkbezoek toesturen aan reizigers en BB

Zie bericht 009

9 okt-30 okt

G&H Rekening betalen

 

31 oktober

Klaar

 

 

PAPIEREN BB

 

 

Om een bezoek vlot te doen verlopen is goed samenspel met de mensen aan Brusselse zijde (afgekort tot BB; Bureau Brussel) een absolute noodzaak. Voor elke vraag of voor elk formulier is een goede reden, tot stand gekomen door het jaren achtereen ontvangen van bezoekers (circa 307.000 per jaar).

 

 

 

Bijgaand enkele voorbeelden van de verschillende papieren waar de “reisorganisatie” mee te maken had (specimen):

 

1.     praktische tips

2.     de lijst met persoongegevens van de bezoekers

3.     het inlichtingen en vragen formulier

4.     het bankformulier

5.     de routebeschrijving

6.     laatste stukje lopen

 

1
 
 


E U R O P E E S   P A R L E M E N T
 

 

 

Directoraat Generaal Voorlichting en Public Relations

Afdeling Bezoeken en Studiebijeenkomsten

 

 

 

Uw bezoek aan het Europees Parlement

In Brussel

 

Enkele praktische tips

 

 

 

Een bezoek aan het Europees Parlement in Brussle is louter informatief en bestaat doorgaans uit een informatiebijeenkomst met een (voorlichtings)ambtenaar, de bezichtiging van de plenaire vergaderzaal. Indien mogelijk is er een gesprek met een parlementslid. Het bezoek duurt ongeveer 1u30.

 

Rondleidingen door de gebouwen van het EP zijn niet mogelijk

 

1.      Deelnemerslijst   Deze moet uiterlijk 2 weken voor het bezoek in ons bezit zijn. Bij het bezoek moet een kopie van de lijst worden meegebracht. De naam van de groepsleider/ster moet duidelijk in de lijst vermeld staan.

 

2.      Minimum leeftijd  De bezoekers mogen niet jonger zijn dan 14 jaar.

 

3.      S P E C I M E NAantal deelnemers  De groepen moeten minstens 20 en mogen maximaal 50 deelnemers tellen. Indien op tijd aangemeld kunnen uitzonderlijk grote groepen met een maximum van 120 worden toegelaten.

 

4.      Aankomst  Bij de aankomst aan de gebouwen van het Europees Parlement in de Wiertzstraat dient u zich aan te melden bij de bezoekersingang van het Paul-Henri-Spaak-gebouw (PHS).

Bussen kunnen - voor de duur van het bezoek - worden geparkeerd op het parkeerterrein in de Van Maerlantstraat (zie plattegrond - recht tegenover het Eastman-gebouw aan de Belliardstraat). Het gebouw is toegankelijk voor een rolstoel. Voor mensen die slecht ter been zijn: Indien nodig kan er  - in beperkte mate - gebruik worden gemaakt van een rolstoel van het EP.

 

5.      Aansprakelijkheid van het EP  Het Europees Parlement kan niet aansprakelijk worden gesteld in geval van verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van bezoekers.

 

6.      Kostprijs  Een bezoek aan het Europees Parlement is gratis.

 

7.      Rookverbod  In de gebouwen van het Europees Parlement geldt een algemeen rookverbod.

 

8.      Restuarant   Indien u dit wenst kan de groep op eigen kosten (kostprijs € 8 á € 12) een lunch gebruiken in het bezoekersrestaurant. Hiervoor dient u zelf te reserveren bij SODEXHO, Dhr. De Wulf, tel. +32.2.284.22.8 – fax. +32.2.284.25.06, email ddewulf@europarl.eu.int

E U R O P E E S   P A R L E M E N T

2
 
 

 


 

 

Directoraat Generaal Voorlichting en Public Relations

Afdeling Bezoeken en Studiebijeenkomsten

 

 

DEELNEMERSLIJST

 

Groep:                                     Plaats van herkomst:                            Datum van bezoek:

 

Naam/Voornaam

Geboorte-

datum

Adres

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

S P E C I M E N

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Toezenden aan:                           EUROPEES PARLEMENT, Bezoekersdienst t.a.v.

                            Yolande KURZAJEWSKI  Bureau PHS  1C85, Wiertzstraat, B-1047 BRUSSEL

Fax Nr.: (+32) (0) 2 284 3530        Tel.:(+32)(0) 2 284 3792       Email: ykuzajewski@europarl.eu.int

E U R O P E E S   P A R L E M E N T

3
 
 


 

Directoraat Generaal Voorlichting en Public Relations

 

Bezoekersdienst

 

A A N V R A A G- /I N L I C H T I N G E  N F O R M U L I E R

voor een bezoek aan het Europees Parlement

 

A       Gegevens omtrent het bezoek aan het Europees Parlement

 

Bezoek aan het EP in:            S Brussel      o Straasburg   o Luxenburg

 

Gewenste bezoekdatum                                                        o   Voormiddag

                                                                                              o   Namiddag

 

B       Gegevens omtrent de groep

 

Naam van de organisatie:

 

Plaats van herkomst:

 

Omschrijving van de groep:              (Scholieren, studenten, culturele vereniging, bejaarden, edm)

 

      Gem. leeftijd   o   14-16     o  16-18     o  18-22   o   22-25

S P E C I M E N                               o   25-40     o  40-60     o  meer dan 60

 

Vermoedelijk aantal deelnemers:                 

 

Contactpersoon:        Naam:                       

 

                                   Adres:                        

 

                                   Plaats:                       

 

                                   Telefoonnummer:      

 

                                   Faxnummer:             

 

                                   Email:                        

C       Informatie omtrent de mogelijke invulling van het programma

 

Is er een bijzondere belangstelling voor bepaalde onderwerpen?   o  Ja

                                                                                                          o  Nee

Zo ja, welke onderwerpen?

 

Datum:                                                                                                                                                 Handtekening aanvrager

 

Toezenden aan:         Europees Parlement ,  Afdeling Bezoeken – Yolande Kurzajewski  -  PHS  1C85

                                   Wiertzstraat, 43          B-1047           Brussel

                                   Fax Nr.: (+32) (0) 2 284 3530           Tel.:(+32)(0) 2 284 3792

                                   Email: ykuzajewski@europarl.eu.int
 
 

 

 

 

 

 

 

 


5
 
Routebeschrijving  - Europees Parlement

 

Per auto

 

·      Vanuit Nederland via Antwerpen en de E19 naar Mechelen en Brussel

·      Als u de borden voor de afslag Vilvoorde ziet, bent u bijna op de ringweg rond Brussel (2 meest linker banen volgen)

·      Neem de afslag (links) Brussel, Namen - Luik - Zaventem - u komt dan op de ringweg

·      Blijf op de ring, neem niet de eerste afslag Brussel (A206)

·      Blijf op de ring, neem niet de tweede afslag Brussel (Diegem)

·      Neem de (derde) afslag Luik - Leuven - Brussel en meteen weer Brussel (rechts) en ga dan rechtdoor totdat u bij de borden van de tunnels komt (E40)

·      Neem vervolgens de tunnel ‘Centrum’ (Europese Gemeenschap)

·      Als u uit de tunnel komt zoveel mogelijk links gaan rijden - u rijdt over de Kortenberglaan tot aan de rotonde (Schuman plein)

·      Steek de rotonde recht over (= 3de afslag op rotonde bij bord Kredietbank): u komt dan in de Rue Froissart

·      Vervolgens neemt u de eerste weg rechts die naar beneden gaat (aan het eind 1e weg rechts) en vanwaar u het Europees Parlement en de parkeerplaatsen voor u ziet liggen

·      Bij het stoplicht naar links (dit is de Van Maerlantstraat) en de parkeerplaats oprijden. Hier parkeert u de auto(bus)

·      Vervolgens te voet de zeer drukke Rue Belliard oversteken en deze rechts inlopen. Eerste weg links nemen. Dit is de Rue Remorquer. Deze loopt over in de Rue Wiertz.

·      U ziet het EP gebouw links en rechts van de straat liggen

·      U neemt de rechter ingang onder de loopbrug over de wiertzstraat.

·      Bij deze receptie mag u zich aanmelden.

S P E C I M E N 


Per openbaar vervoer

 

·      Trein naar Brussel CS en per taxi naar Wiertzstraat, Europees Parlement

·      Of vanaf Brussel CS met de metro richting Hermann Debroux of Stockel

·      Uitstappen bij halte Maelbeek en neem uitgang Chaussee d’Etterbeek

·      Als u buiten komt naar rechts en de tweede straat rechtsaf, dit is rue de Pascale

·      Einde rue Pascale gaat u linksaf de drukke Belliarstraat in.

·      Bij eerste stoplicht (al na 100 meter) slaat u rechtsaf de rue remorquer in.

·      Deze straat loopt na 100 meter over in de Wiertzstraat.

·      U ziet het EP gebouw links en rechts van de straat liggen

·      U neemt de rechter ingang onder de loopbrug over de wiertzstraat.

·      Bij deze receptie mag u zich aanmelden.

 

Vergeet niet een indentiteitskaart mee te nemen!

 

 

 

 

6
 
 

 

 

 

S P E C I M E N
 



VOORBEELDEN VAN GEBRUIKTE BERICHTEN

Bericht 001

MEMO

Aan                         regiovoorzitters

Van                        

Betreft                      Bezoek aan Europees Parlement op donderdag 9 oktober 2003.

                               Eerste bericht

Datum                     30 april 2003

 

Beste voorzitter,

 

Onze Europarlementariër Bob van den Bos heeft mij gevraagd een bezoek te regelen van de D66-regio’s aan het Europese Parlement. Dat doe ik met genoegen, samen met XXXXX, en wij hebben uw hulp daarbij nodig.

 

Gezien het beoogde programma, is het ‘zuiden’ eerst (Limburg, Noord-Brabant, Utrecht, Zeeland, Zuid-Holland en Flevoland).

 

Ik zal kort toelichten wat "dit allemaal betekent en wat de procedure" is.

 

In concreto betekent dit dat ik zorg voor:

**· een busje voor ± 30 personen dat om 08.00u stipt vanuit Breda naar Brussel vertrekt op 9 oktober 2003. (Als er minder dan 15 personen zich opgeven, dan kan de reis niet doorgaan.);

**· het papierwerk richting Brusselse bezoekersdienst en de afstemming met de bureaumedewerkers van Bob (die het programma regelen); dead line 9 september en u begrijpt dat wij graag op 1 september “alles” klaar hebben.

 

Wat verwacht ik van u als regio-voorzitter?

·         U bent het startpunt van “de procedure”. Dat wil zeggen, u wordt vriendelijk verzocht dit bericht rond te (doen) sturen onder uw leden in de regio opdat geïnteresseerde reizigers zich ZO SPOEDIG MOGELIJK rechtstreeks bij mij kunnen opgeven; MET cc. naar  R. De cc aan R is ter controle; de email van B is niet 100% betrouwbaar gebleken (te strenge filters etc...). Nadat u het bericht met succes heeft doorgestuurd bent u ‘klaar’;

·         Van élke reiziger hebben R en B de volgende gegevens nodig:

-          emailadres;

-          naam (zoals in het paspoort);

-          geboortedatum;

-          adres, woonplaats, telefoon en emailadres;

-          en eventueel: of de lunch vegetarisch moet zijn.

·         Vanaf dat moment van aanmelding zal ik de reiziger rechtstreeks op de hoogte houden van verdere ontwikkelingen, te beginnen met een ‘ontvangstmelding’ van de persoonsgegevens; u bent als regiovoorzitter ‘klaar’ met de “procedure” & met uw regio-betrokkenheid bij het organiseren van de reis.

 

Ter toelichting: dit bericht is tevens de eerste ‘briefing’ voor de reizigers. Reizigers mogen er van uit gaan dat:

·         aan de busreis kosten verbonden zijn als de reisvergoeding onvoldoende ‘dekkend’ is, in de orde van vermoedelijk 5-10 euro;

·         als er (erg veel) meer dan ± 30 personen zich aanmelden, dan vallen de laatste aanmelders wellicht af (niet getreurd in dat geval; een maandje later is er wellicht nog een gelegenheid met ‘het noorden’);

·         Bob voor een programma zorgt van stipt 10.00u tot 17.00u (met lunch om ± 13.00u); ’s ochtends zal er algemene uitleg zijn over het parlement, ’s middags zal er een commissievergadering bijgewoond worden (of omgekeerd) en er zijn diverse ontmoeting met leden van het Europese Parlement gepland of andere vertegenwoordigers in EU-organisaties. (Voor een eerste kennismaking: zie de publicatie van 4 april 2003: How the European Union works; A citizen’s guide to the EU institutions, http://europa.eu.int/comm/publications/booklets/eu_documentation/06/index_en.htm;

·         Mensen zonder emailadres zélf moeten afspreken dat zij via een familielid, vriend/in, buur of collega hun emailberichten ontvangen. Of via de lokale bibliotheek met internet-pc, zelf een eigen (gratis) email-adres organiseren en dat periodiek bekijken. (Gewone post kost te veel tijd, papier en geld; R en ik hebben hiervoor geen voorzieningen.)

·         Bob het zeer op prijs stellen om van tevoren van de reizigers een specifiek onderwerp te horen of vragen te krijgen over zaken, waar men geïnteresseerd is (wellicht kunnen de bureaumedewerkers dit dan in het programma meenemen). Reizigers kunnen dit melden bij de “reisorganisatie”.

·         Het dagprogramma tijdens zo’n bezoek KAN er BIJVOORBEELD als volgt uitzien:

het programma van 10.00u-18.00u:

-          NB  08.00u; vertrek vanuit Breda;

-          Voorlopige programma bezoek van de groep D66 aan het EP Brussel

09.45                                  aankomst bezoekersgroep ASP gebouw en inchecken

(Paul Henri Spaak gebouw)

10.00-11.00                   vergadering EP bij wonen

11.00-13.00                   zaal PHS0C41, Informatiebijeenkomst van de

                                       Voorlichtingsdienst

13.00-13.15                              wandeling naar lunch in het Ledenrestaurant

13.15-14.00                   Lunch aangeboden door Bob in het EP-Ledenrestaurant

14.15-14.30                   wandeling van lunch naar zaal …………

14.30-15.30                              Bob van den Bos

15.30-17.00                   bijwonen bijeenkomst/vergadering van de……

17.00-17.30                   spreker …..

-          ± 18.00u;                       vertrek naar Nederland;

-          ± 20.30u;                       aankomst Breda.

·         Ieder desgewenst zelf dient te zorgen voor een eventuele reisverzekering;

·         Ieder zich in België dient te kunnen legitimeren met een geldig identiteitsbewijs (dwz. een paspoort of identiteitskaart; een rijbewijs is ongeldig identiteitsbewijs)!

 

 

Mogelijke vragen:

·         Mogen partners mee? Nee, pas als er op 1 augustus onvoldoende aanmeldingen zijn kán dat een optie worden. Een andere optie is: de reizen van ‘zuid’ en ‘noord’ samenvoegen. Of de reis/reizen geheel annuleren. De beslissing daarover ligt bij Bob.

·         Is reizen op eigen gelegenheid mogelijk? Ja; je/u krijgt het programma en moet dan zelf STIPT op tijd om 9.45u bij het EP-incheckpunt zijn en op het busgezelschap wachten. Wie te laat komt mist de incheck en dat kán betekenen dat aansluiting bij de groep niet meer mogelijk is.

·         Zijn er kosten aan verbonden? Ja doch minimaal want:

-          Het Parlement verzorgt reiskosten- en maaltijdvergoedingen. De reis zal door jullie zelf verzorgd moeten worden. De reiskostenvergoeding is bedoeld als een bijdrage aan de reiskosten van de groep en dekt mogelijk niet het volledige bedrag

-          Een busje voor ± 30 personen kost circa Euro 540,=. Dus: de kosten hiervoor zijn dit bedrag gedeeld door het aantal reizigers (behoudens reiskostenvergoeding EP (die is pp Euro 21,27) en de kosten voor een kleine attentie voor de sprekers);

-          Waar zijn er aanvullende vragen te stellen? Allereerst per email bij mij en bij R. (zie emailadres boven). R is bereidt om ’s avonds, NA 19.00 telefonisch eventuele vragen te beantwoorden (06.2300.3908).

·         Hoe lang kan ik wachten met opgeven voor de reis? U kunt níet wachten. De dead line is dan wel 1 september maar in de maanden augustus en juli is “Europa gesloten” (vakantie), in mei is er ook genoeg vrij en vertier en in juni vergeet u zich op te geven want u heeft het druk met de eigen reisvakantie-voorbereiding…. dus, svp nú, per email graag uw aanmelding aan <emailadres> en cc.<emailadres>:

-          emailadres;

-          naam (zoals in het paspoort);

-          geboortedatum;

-          adres, woonplaats, telefoon en emailadres;

-          en eventueel: of de lunch vegetarisch moet zijn.

DANK, B&R==

 

 

 

 

 

 

Bericht 00_7

Beste alle,

 

Donderdag 9 oktober om 08.00u stipt is het zo ver. Het werkbezoek aan Brussel op uitnodiging van Bob van den Bos, vertrekt dan vanuit Breda (tegenover het VVV, tegenover van Breda Centraal Station). Op de website en via eerdere berichten heeft u kunnen lezen:

 

-> waar u zoal aan moet denken:

·         Uw paspoort, idem reisverzekering en iets te eten / te lezen voor in de bus.

·         Aanmelden is niet meer mogelijk, afmelden wel.

·        Van een persoon ontbreekt nog een gegeven. Dit kán problemen opleveren;

Indien gegevens niet compleet zijn, dan kán dat betekenen dat:

-          reisberichten u niet bereiken;

-          de Bezoekersdienst op het laatste moment de toegang tot het EU-gebouw zou kunnen weigeren;

-          of dat er te weinig vegetarische maaltijden zijn.

 

=>> waar u met vragen terecht kunt:

-          Bij de “reisorganisatie”: per email bij <emailadres>. XXX is bereid om ’s avonds, NA 19.00 telefonisch eventuele vragen te beantwoorden <telefoon>  Of bij <emailadres>. 

Als u zelf een mail stuurt, dan svp aan XXX én YYY, voor het geval dat een virus onze computers lam legt.

-          op 9 oktober zelf, zijn de volgende 06-nummers te gebruiken:

R: 06-……….

B;  06-……….

 

=>hoe het programma eruit ziet:

­ 09.30-10.00 Aankomst en inchecken in het Europees Parlement

­ 10.00-11.00 Bezoek tribune van de plenaire vergadering

­ 11.00-12.00 Gesprek met Bob van den Bos (zaal PHS 4B47)

­ 12.00-13.00 Presentatie van yyyyyy ambtenaar van het Europees Parlement

­ 13.00-15.00 Lunch in het Ledenrestaurant met de eurofractie

­ 15.00-16.00 Gesprek met xxxx (zaal A7F387)

­ 16.30-17.00 Einde van het bezoek

 

Tot ziens & groet,

B&R

 

Bericht 009

Aan                         reisleden D66 Regiobesturen Zuid-Nederland                                                                                          MEMO

Van                        

Betreft      verslag bezoek op 9/10 aan Europees Parlement

Beste alle,

 

Met dank aan Bob en zijn medewerksters, alles is goed gegaan. Er zijn  achtendertig aanmeldingen geweest, waarvan zes uiteindelijk niet aanwezig waren

Als herinnering zijn er een paar fotootjes voor die mensen die geen fotocamera bij zich hadden en niks aardigs zagen bij de giftshop.

En het was een leuke en

 

 

Tijdens het eten: leuke gesprekken.

Leerzame dag dankzij de enthousiaste sprekers.

De ‘organisatie’ neemt nu de afwikkeling ter hand. (Voor wie in de toekomst een dergelijke reis organiseert: de bus kostte € 750. En er is natuurlijk gedacht aan aardigheidjes voor sprekers & tip chauffeur. De onkostenvergoeding uit Brussel bedraagt € 35,00 pp. (maaltijd) en €13,13 pp. (reis).

De grote zaal waar het allemaal gedeeltelijk gebeurt. Achter de glazen wanden zitten de tolken. Met de uitbreiding komen er parlementariërs bij en moet er in nog meer talen getolkt worden. Het andere deel gebeurt in de ‘wandelgangen’ en de talloze contacten waar geheel andere argumenten (bijv. ‘prestige’) spelen dan verbale (bijv. waar het Strasbourg betreft).

Elke spreker had een eigen verhaal.

 

Daarover meer op de websites:

 

Olaf Schneider van de Voorlichting haalde goed de route naar voren die een ‘Richtlijn’ aflegt: van de EC (recht van initiatief) via de voorbereidingen door de ambtenaren (de Comitology) tot vaststelling door de wetgevende Raad.

Bob van den Bos kwam de rol en de macht van het EP naar voren, bij de andere procedure ‘codecisie’ (waarbij het EP even machtig is als de Raad), zijn rol als rapporteur voor de mensenrechten en zijn persoonlijke ervaringen in het Brussels (er wordt héél hard gewerkt, door iedereen) en met het interechte profiteurs-imago van het EP

Macht en hoe macht te verwerven kwam ook aan bod bij Johanna Boogerd. Zij gaf voorbeelden hoe EP-leden macht ook via bijv. een rapporteursnotitie en ontwerpresolutie (over persoonsgegevens van passagiers bij intercontinentale vliegreizen). Willy de Clercq, vatte in een boeiend en geanimeerd gesprek de Europese positie beeldend samen: een economische reus, een dwerg in het buitenland beleid en een worm op defensiegebied. Maar welk een fantastische ontwikkeling is er geweest sinds het begin van de EU.

Dank voor de prettige medewerking en wellicht tot een volgende keer. Groet, R & B

Ontwerp grondwet EU: http://europa.eu.int/futurum/forum/Public/MessageList.cfm?&Thread_ID=31&lang=nl

Algemene EU bij u in de buurt: http://www.eu.nl/kaart.html of www.eu.nl

 

 

 

KENGETALLEN

(medio 2003)

 

Hoeveel werk is dat, dat het organiseren van een werkbezoek aan het Europese Parlement? Even snel wat kengetallen en andere gegevens, n.a.v. de werkbezoeken van 2003.

 

·        er zijn 9 berichten ‘uitgaand’ per email verzonden. Het eerste is meermalen als mailing verzonden in reactie op Murphy-acties, berichten 002 t/m 006 waren facultatief om de aandacht van de reizigers vast te houden (niets meer horen veroorzaakt onrust; gaat het nog wel door enz.); deze berichten zijn ook benut om high lights naar voren te halen zowel van de reis als van recente Eu-politieke ontwikkelingen;

·        bij circa 20% van de afdelingen heeft geen enkel bestuurslid een emailadres;

·        effectief blijkt de helft van de deelnemers via de afdeling geïnformeerd te zijn over het werkbezoek, een klein kwart via de regio, een enkeling zowel via regio als afdeling en de overige via-via;

·        er zijn een 200-tal berichten ‘inkomend’ per mail geweest op een totaal van circa 80 reizigers (waarvan er ± 8-10 bijtijds afzegden en ± 8 non show ups bleken), inclusief het meermalen per email opvragen en alsnog onvolledig ontvangen van individuele reisgegevens (slechts 40% is ‘in een keer goed’);

·        In sommige gevallen bleek het sneller en praktischer te zijn om reizigersgegevens op te zoeken via de telefoongids of via een mede-reiziger;.

 

·        het maken van elk bericht kost gemiddeld 1 uur. Dat lijkt veel maar zo’n bericht moet goed bekeken worden; elke dubbele interpretatie of onduidelijkheid leidt tot een lawine aan corrigerende mailtjes;

·        het nabellen en namailen van reizigers om de reisgegevens te completeren koste ongeveer 1 uur per geval;

·        het samenstellen van de reislijst met reizigersgegeven koste ongeveer 5 minuten per persoon (bij de 80 oorspronkelijke aanmeldingen, totaal ±400 min dus ±6,5 uur);

·        intern overleg voor afstemming met de overige leden van de “reisorganisatie” en het BB kostte M totaal ±    uur;

·        het telefonisch beantwoorden van vragen en het geven van informatie kostte circa R uur (per werkbezoek) ;

·        de persoonlijke inspectie van busbedrijf, opstaplocatie etc (4x i.v.m. twee reizen en twee organisatoren van de busreis in 2003) ± 3 uur;

·        het BB organiseerde een programmas, een zaaltjes, sprekers en het instrueren van de “reisorganisatie”, het BB M totaal ±    uur

 

·        de bezoekdag zelf betekent een “werkdag” van 3x 10 tot12 uur om voor en achter de schermen het geheel tot een geslaagde dag te maken

 

Deze kengetallen zijn wellicht aan de krappe kant omdat de leden van de “reisorganisatie” en het BB al op elkaar waren ingespeeld n.a.v. de organisatie van het werkbezoek in 2002. Zij zijn vooral indicatief bedoeld.

De gegevens laten ook zien dat twee reizen tegelijkertijd organiseren –in dit geval– niet bijzonder veel méér tijd kostte dan het organiseren van één reis.

 

Het geheel overziende is de operatie behoorlijk efficiënt geweest (inspanning t.o.v. resultaat). Alleen Murphy zorgde voor wat spanning, sensatie en afwisseling; het organiseren werd hierdoor een soort “feestje”; spannender dan spelletje Zeevaarders, Kolonisten, Stratego of Monopoly want de match is voor ‘echie’ . (Waarvoor dank, Murph!)